伍方會議服務(wù)在舉辦會議時都會確保簽到處人員的安排和服務(wù)。

一、人員安排

1、選擇一些性格外向、愉快和樂于助人的性格人員作為接待員。

2、人員的數(shù)目要充足，如果有必要的話，可以先準備好名單為后備的人員。

3、要制定一個善于做出圓通決定的人，這樣子的話如果出現(xiàn)事故他能使生氣的一方平靜下來，并且對此事件調(diào)停還讓雙方都感到滿意。

4、提供給大批工作人員一個專門的會務(wù)人員休息室。

二、人員服務(wù)

1、簽到處必須要備有充足的會議介紹、酒店或者召開會議城市的地圖以及會議相關(guān)資料，這些用來發(fā)放給參會人員。

2、每個工作人員都要配有一張緊急電話，包括主要航空公司、出租車公司和會議有關(guān)方的電話號碼，以及各個負責人的聯(lián)系方式。

3、在簽到處的工作人員要經(jīng)過培訓并且要十分書序后勤以及簽到工作的方方面面。

4、各個負責人之間要互相聯(lián)系，應(yīng)該配有通訊工具以及便于溝通情況和隨時到位。

5、每個工作人員都應(yīng)該有建筑內(nèi)所有與此次會議有關(guān)場所的方位圖。

6、在酒店或者會議場所都配有足夠的指示牌，把他們擺放在需要并且明顯的地方，用以保證與會人員的不迷路。

7、在會議召開期間一直有工作人員負責傳信聯(lián)絡(luò)。

三、簽到處人員必須知道的事

1、活動的先后順序以及相關(guān)的時間安排。

2、此次會議活動的日程安排表。

3、伍方會議服務(wù)安排人員的要求：必須知道會場一些公共場所，比如說洗手間、洗衣房、商務(wù)中心、餐廳等等。

資料整理：小燴