摘要：杭州伍方會議服務(wù)根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，將會議分成兩類，一是內(nèi)部會議或工作會議；另一類則是商務(wù)性的會議。前者與會議產(chǎn)業(yè)沒有太大關(guān)系，它們基本上不使用社會資源；而后者通常要借助于會議產(chǎn)業(yè)鏈相關(guān)方的力量，才能達(dá)到預(yù)期的目的。所以我們說的會議組織者，通常指的是組織后一種類型會議的機(jī)構(gòu)及其相關(guān)人員。
會議組織者與會議酒店，在會議產(chǎn)業(yè)鏈中，一個(gè)是采購方，一個(gè)是供應(yīng)方。那么，會議組織者通常是通過什么途徑來找到適當(dāng)于自己的會議酒店的呢？這也是杭州伍方會議將要為大家介紹的。
    美國的會議組織者選擇會議酒店，首先是通過專業(yè)的會議公司。這類會議公司也被稱為site-selection firms(會場選擇公司)。美國排名最靠前的三大會議公司Experient、ConferenceDirect、HelmsBriscoe，其業(yè)務(wù)內(nèi)容除了為客戶提供會議解決方案之外，最主要的一項(xiàng)工作就是幫助客戶選擇合適的會議酒店；其次是通過專業(yè)的媒體和專業(yè)信息通道。美國有數(shù)十個(gè)會議相關(guān)的行業(yè)組織、20多種專業(yè)的會議刊物，再加上差不多每一個(gè)城市都有的、把會議組織者作為主要服務(wù)對象的會議及旅游局等等，信息傳遞的渠道是通暢的，傳遞的信息也可以說是全面而準(zhǔn)確的。
    我們國家的情況與美國有著很大的不同。一個(gè)國家會議產(chǎn)業(yè)不發(fā)達(dá)的一個(gè)重要標(biāo)志就是其會議公司相對弱小。我們國家的情況就是這樣，第三方會議公司目前還沒有能力擔(dān)當(dāng)起這項(xiàng)工作。還有，我們的會議組織者及會議酒店方面的專業(yè)組織也才剛剛開始運(yùn)作；專業(yè)的媒體數(shù)量少而且影響力也不夠；各地的旅游局也沒有為本地酒店拉會議的職能。
    那么，我國會議組織者與會議酒店信息聯(lián)絡(luò)的主要紐帶是什么呢？《會議》雜志曾經(jīng)對參加“會議組織者聯(lián)誼會”活動的社團(tuán)組織會議負(fù)責(zé)人進(jìn)行了一個(gè)簡單的調(diào)查，結(jié)果顯示，在選擇會議場所時(shí)，“經(jīng)驗(yàn)和別人介紹”排第一位，其次是網(wǎng)絡(luò)搜索、找當(dāng)?shù)氐臅h服務(wù)公司、旅行社等。由此不難看出，我國的會議產(chǎn)業(yè)中信息的對稱程度很低。一直以來，好像沒有太多的人把“選擇會議酒店”當(dāng)作會議組織工作中“最大的難題”，更沒有很多人會去探究這種不對稱的信息傳遞模式所潛藏的危害。不得不說的是，這種片面的、不充分的酒店選擇模式，對會議組織者獲得最優(yōu)的性價(jià)比、實(shí)現(xiàn)最佳的會議效果是不利的，對會議酒店業(yè)的發(fā)展也沒有正面的鼓勵作用。
    在健康的會議產(chǎn)業(yè)運(yùn)行模式中，產(chǎn)業(yè)鏈各方之間信息傳遞是通暢的，傳遞的內(nèi)容也應(yīng)該是全面的、準(zhǔn)確的。在一個(gè)相對公正透明的信息框架內(nèi)，會議組織者可以比較容易地找到合適的會議酒店。其實(shí)快速的選擇合理的會議酒店可以很大程度上降低企業(yè)的會議成本，像杭州伍方會議服務(wù)基本上與杭州85%的酒店都有合作關(guān)系，如果企業(yè)通過杭州伍方找酒店就能快速的找到合適的會議酒店，同時(shí)在成本上也得到了一定的控制。反過來，對于會議酒店來說，在這種模式下，真正設(shè)施過硬、服務(wù)一流、性價(jià)比得當(dāng)?shù)膬?yōu)秀的會議酒店，一定能得到市場的普遍認(rèn)可。

從上可以看出，只要找到合理的選擇會議酒店的途徑，不管是對會議組織者還是會議酒店都是一個(gè)雙贏的局面。