會(huì)議結(jié)束時(shí)，伍方會(huì)議服務(wù)要提醒下秘書要做好會(huì)議文件質(zhì)料的收集、整理和歸檔工作，及時(shí)送交有關(guān)人員妥善保管。

 

收集會(huì)議文件質(zhì)料的要求和內(nèi)容

 

1 收集會(huì)議文件質(zhì)料的要求

（1）確定會(huì)議文件質(zhì)料的收集范圍。會(huì)前分發(fā)的保密文件要求按會(huì)議文件質(zhì)料的清退目錄和發(fā)文登記薄逐人、逐件、逐項(xiàng)檢查核對(duì)，以杜絕保密文件清退的死角。

（2） 收集會(huì)議文件質(zhì)料要及時(shí)，確保文件質(zhì)料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收齊全。

（3）選擇收集文件質(zhì)料的渠道，運(yùn)用收集文件質(zhì)料的不同方式方法。

（4）與分發(fā)文件質(zhì)料一樣，收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。認(rèn)真檢查文件質(zhì)料是否有缺件、缺頁、缺損的情況。及時(shí)采取措施撲救毀損的文件質(zhì)料。

（5）收集整理過程要中注意保密。

 

2  需收集的文件質(zhì)料

（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會(huì)議管理性文件。

（2）會(huì)議期間生產(chǎn)的文件。包括決議、議案、提按、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。包括會(huì)議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會(huì)議新聞報(bào)導(dǎo)等。

 

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)