盡量把新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備工作做充分。比如制訂出一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)的執(zhí)行方案，把每一步流程規(guī)定好，從目標(biāo)媒體邀請、嘉賓邀請、發(fā)布會(huì)場外景、接待處、會(huì)場布置、發(fā)言安排及順序、專訪安排等等都事先考慮周全，每項(xiàng)工作的內(nèi)容明細(xì)、現(xiàn)場到位時(shí)間和相應(yīng)責(zé)任人都逐個(gè)明確無誤。包括現(xiàn)場布置道具、背景音樂曲目、嘉賓演講辭、主持人串詞、記者提問參考及回答都安排好。邀請媒體時(shí)，會(huì)前一天最好再次確認(rèn)記者準(zhǔn)時(shí)到場，如果臨時(shí)有事來不了，可請他推薦同事前來。在邀請函和電話里告知對方發(fā)布會(huì)詳細(xì)地點(diǎn)和交通方式。發(fā)布會(huì)當(dāng)天上午就在現(xiàn)場把布景和道具都準(zhǔn)備好，準(zhǔn)備到位。同時(shí)一定要在新聞發(fā)布會(huì)開始之前兩個(gè)小時(shí)(或者更早)確認(rèn)所有項(xiàng)目已到位，并按照流程進(jìn)行彩排，把類似于遞話筒、接電腦這些細(xì)節(jié)的準(zhǔn)備工作做充分。伍方會(huì)議服務(wù)覺得細(xì)節(jié)決定成敗，事先彩排會(huì)讓你及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些細(xì)微的考慮不周之處或者可執(zhí)行問題，最好有思想準(zhǔn)備做個(gè)預(yù)案，尤其是一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)比如多一兩只預(yù)備話筒、加一臺(tái)拷貝了演講資料的備用筆記本電腦等等，盡量做到有備無患。

發(fā)布主題

  新聞發(fā)布會(huì)的主題內(nèi)容很重要。新聞發(fā)布會(huì)往往是因?yàn)楣居兄卮笙⑿枰蛲饨绨l(fā)布時(shí)采取的比較主動(dòng)而快捷的途徑。開新聞發(fā)布會(huì)之前，需要精心提煉主題，有沒有新聞點(diǎn)對能不能引起足夠多媒體的注意和最終見報(bào)很重要，當(dāng)然別在新聞發(fā)布會(huì)之前把什么信息都事先告訴記者，給到足夠引起他們重視并前來參加的信息即可，比如在邀請函中可把會(huì)議內(nèi)容作個(gè)簡單的導(dǎo)語介紹。而你的發(fā)布會(huì)主題是否有價(jià)值對品牌知名度不高的企業(yè)尤為重要。

現(xiàn)場布置

  發(fā)布會(huì)現(xiàn)場布置需要營造出一個(gè)與行業(yè)相匹配(如果是傳統(tǒng)行業(yè)布置得太娛樂就不太妥)，要讓到場記者感覺舒適的環(huán)境(空調(diào)溫度太高或者太低，桌椅擺放太密太松也不太合適等等)，氛圍很重要，比如場景布置、燈光、音樂、主持人、會(huì)議流程、迎來送往禮儀等。一個(gè)流程專業(yè)的新聞發(fā)布會(huì)和讓記者感覺舒適的參會(huì)過程會(huì)有助于實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量的傳播，這是一種體驗(yàn)的魅力。

主持人

  主持人很重要，需要他反應(yīng)敏捷、思維清晰，場面掌控能力強(qiáng)的人擔(dān)任。最好是由有經(jīng)驗(yàn)的公司中高層管理人員(如市場高層主管)或者外請專業(yè)主持人(更常被娛樂行業(yè)的企業(yè)采用)來擔(dān)任。主持人的重要性還在于現(xiàn)場掌控，發(fā)布會(huì)一開始，除了主持人、嘉賓和記者，企業(yè)內(nèi)部工作人員大聲說話的機(jī)會(huì)就沒有了。一旦現(xiàn)場出現(xiàn)意外情況，主持人就起到關(guān)鍵的作用。我們以前辦發(fā)布會(huì)也曾出現(xiàn)這樣的情況，雖然之前工作準(zhǔn)備已經(jīng)很充分，但現(xiàn)場還是出現(xiàn)些小意外，比如現(xiàn)場背景音樂放錯(cuò)、燈光打錯(cuò)、換電腦時(shí)大屏幕無法顯示、某個(gè)話筒本來好好的卻臨時(shí)失聲之類的，這時(shí)除了臺(tái)下預(yù)案跟上外，臺(tái)上主持人怎么讓流程繼續(xù)順暢走下來就是個(gè)挑戰(zhàn)。雖然我們希望發(fā)布會(huì)順順利利地按既定流程走，但還是得預(yù)先把那些可能存在的意料突發(fā)因素考慮進(jìn)去。

發(fā)布會(huì)時(shí)間

  報(bào)社一般在周一或周五舉行例會(huì)，一天中上午也不太合適，即使你可以前一天就把準(zhǔn)備工作籌備好，但最好還是把上午安排得會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間，記者通常白天跑新聞，晚上趕稿，晚上自然也不是開發(fā)布會(huì)的好時(shí)機(jī)，所以發(fā)布會(huì)盡量安排在周二、三、四的下午，會(huì)議時(shí)間不要太短和太長，1-2小時(shí)即可，時(shí)間短了提供信息和互動(dòng)不夠，長了記者犯困或者提前離場，會(huì)影響效果。另外提一下的是，企業(yè)的新聞發(fā)布會(huì)盡量不要和其他類似主題發(fā)布會(huì)安排在同一時(shí)間。此外，世界杯、APEC這類重大社會(huì)事件會(huì)吸引記者和大眾關(guān)注，如果是借機(jī)開可進(jìn)行主題切合的新聞發(fā)布會(huì)自然不錯(cuò)，否則就要對目標(biāo)媒體作些分析，不要影響到記者邀請。如果同行或者業(yè)界在同一時(shí)間舉辦活動(dòng)或者發(fā)布會(huì)甚至有兩場以上，記者一般會(huì)先對活動(dòng)進(jìn)行排序，最終可能只選擇參加其中之一，畢竟趕場的事情無論記者還是企業(yè)都不太有保障(不過現(xiàn)在許多記者的確會(huì)趕場，最保障的事情還是把會(huì)后溝通工作也做足)。

互動(dòng)問答

  回答記者問題及互動(dòng)環(huán)節(jié)最好讓企業(yè)高層來做，CEO這類的最高領(lǐng)導(dǎo)是理想人選。為了防止冷場，無論你對新聞主題把握多大，通?？梢宰孭R在會(huì)前跟一些熟悉的記者做簡單溝通，爭取他們到時(shí)踴躍提問，但不要指望現(xiàn)場記者只按你準(zhǔn)備的問題來提問，一個(gè)真正的好稿見報(bào)肯定得有深度，記者也深知這點(diǎn)，現(xiàn)場完全可能會(huì)有不同角度的記者提問，甚至?xí)杏浾咛岢黾怃J的問題。所以回答記者提問的人最好是對公司有很好的了解和會(huì)從全局來考慮問題的人――公司最高層是理想人選，也有公司有專門的新聞發(fā)言人久經(jīng)沙場可擔(dān)此任。

會(huì)后專訪

  安排記者專訪也是新聞發(fā)布會(huì)的重要環(huán)節(jié)，通過放在新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束時(shí)，盡量把新聞發(fā)布會(huì)一結(jié)束的專訪留給那些主流的媒體(尤其是非常注重新聞時(shí)效性的電視記者或者日報(bào)記者)，非現(xiàn)場的會(huì)后專訪可以再安排給周報(bào)或者雜志記者。因?yàn)閷ＴL通常會(huì)被記者認(rèn)為挖掘獨(dú)家信息和深度素材的好機(jī)會(huì)――把這樣的時(shí)間留給最有價(jià)值的媒體吧。

資料整理：旭芳