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導讀：組織和參加會議，一、會議主席有哪些責任：，1、主持會議：主持會議、維持會議秩序并確保小組的積極工作(應明確會議的任務和會議，2、會議控制：會議控制的方式和組織取決于召開會議的原因，以這些標準徇會議的結果，作為有效的會議主持人應遵循以下五個基本原則：決定討論主題;明確討論范圍;確保人們，3、引導：必須能夠發(fā)起會議，介紹會議議題(解決問題過程)：1)識別主題/問題;2)交換和開發(fā)建議;3)評價不，
如何組織和參加會議
組織和參加會議
一、會議主席有哪些責任：
1、主持會議：主持會議、維持會議秩序并確保小組的積極工作(應明確會議的任務和會議小組類型);
2、會議控制：會議控制的方式和組織取決于召開會議的原因。控制應當著眼于建立行為標準，以這些標準徇會議的結果，并在必要時進行調(diào)整。作為有效的會議主持人應遵循以下五個基本原則：決定討論主題;明確討論范圍;確保人們圍繞主題依次發(fā)言;盡可能做到公正、盡全力避免與會者的爭論;確保其他成員了解會議的進展情況。
3、引導：必須能夠發(fā)起會議，并確保以良好的秩序進行主題的問題的討論。介紹會議議題(解決問題過程)：1)識別主題/問題;2)交換和開發(fā)建議;3)評價不同方案;4)選擇行動計劃(確保每個人都明確自己的責任)。
4、促進討論：1)主席應當經(jīng)營以提出恰當問題的方式激勵與會者(掌握提問技巧)
如何促進討論：1)提問的措辭避免“是”或“不是”的答案;2)提出簡短的問題;3)采用緊扣主題的問題;4)采用只涉及一個方面的問題。
5、應付“隱密議程”：應努力保持討論集中，而不使其演變成與會者之間的個人沖突。
6、作出決定：除了正式的投票表決方式，主席應采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解決問題的最佳方案。
7、會議結果后，主席的責任是確保備好會議紀要和會議決定的后續(xù)行動計劃。
二、決策方法及其優(yōu)缺點：
1、權威決策法：由主席決定;快速、高效;但是成員可能沒有表態(tài)或贊成;2、多數(shù)/投票表決決策法：一般認為比較公正;投票時機很關鍵;可能分裂群體成員;少數(shù)人會不同意，因此可能不承擔責任;3、趨同決策法：根據(jù)群體的大致傾向決策;成員高度參與;過長(要求聽取所有成員的意見，盡管他們實際上尚未形成明確觀點);或許有時難以達到。4、達成一致決策法：每個人都完全同意;難以達成一致，實際上通常不必如此。
三、與會者的責任：轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com
1、態(tài)度：樹立對會議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見;
——會議能為你提供各種機會：
1)受益于別人的知識和觀點;2)從同事的背景和經(jīng)歷中獲取最大量的信息;3)對所執(zhí)行政策和決策的參與感;4)更好地了解和正確評價你的同事，在你們中間形成團隊工作精神;5)與別人交換你的個人思想;6)以別人的眼光評價你的個人觀點、信念和態(tài)度。
2、準備：保證自己做好準備和了解會議主題;
3、認識群體過程：對“群體過程”和群體功能的認識有助于樹立正確的態(tài)度更好的參與。
——有效的會議參與者的特征：
1)注意考慮其他有關的人;2)認識到交互作用過程必須是雙向的，要靈活和寬容;3)注意交流障礙的存在，努力克服他們;
4)辯證和分析地思考的能力5)有能力和意愿以適應別人的語言，清晰扼要地講話;6)具有適當?shù)臅r間意識，既包括何時、如何發(fā)言、也要考慮會議安排和地點;7)具有合作與調(diào)解的愿望，以實現(xiàn)群體目標;8)認識積極傾聽的必要性。
四、在一次會議中，應何時參與?
——當你感到有些東西可講時：1)準備好即時參與;2)分幾次發(fā)言，而不是一次把話都說完;3)保持靈敏狀態(tài)，準備發(fā)言。
五、會議的議程是：需要講座的業(yè)務事項的順序。
六、議程順序：
1、選出主席和工作人員(必要時);2、會議通知——由秘書宣讀(通常僅在非常正式的會議);3、上次會議紀要——閱讀通過(通常由秘書)，然后由主席簽字;4、備忘錄提出問題;5、達成的協(xié)議——秘書宣讀;6、主席致開幕詞;7、前面會議留下事項;8、財務問題(財務主管報告、帳目流轉(zhuǎn)等);9、委員會和工作單位報告;10、在可能時提議討論、建議者和依次發(fā)言名單;11、預先提出并列在議程中的其他事項;
12、下次會議日期;13、任何其他業(yè)務14、感謝主席(在一般會議上不常見);15、主席答謝(同上);16、主席宣布會議閉幕。
七、議程準備和支持文件：
1、議程中的每個項目應用數(shù)字排序，如發(fā)生變動，在會議開始時主席應說明理由;2、當繼續(xù)上次會議的一個項目時，引用那次會議的日期和備忘錄編碼是有益的;3、另一種有用的方法是將參考資料作為重要的支持性文件，既可駙在相關項目后面，也可列一清單放在議程后面;
4、在準備會議時，提問題比平鋪直敘能激勵更多的反饋;5、議程應有一個提示，確定下次會議的日期、時間和地點。
——議程計劃步驟：
1)根據(jù)上次會議列出突出問題;2)通過預期目前發(fā)展和與會議成員聯(lián)系，提出商務中的新議題;3)選擇重要議題;
4)避免包括過多的“新問題”;5)將例行項目放在開始;6)按邏輯關系排列關鍵項目;7)根據(jù)可用時間和與會者情況安排項目;
8)用數(shù)字排列項目;9)交叉參考上次會議的議題;10)要求明確提出下次會議的細節(jié)，在議程結尾列出“下次會議日程”;11)指定需要的附加文件或?qū)⑺鼈儼ㄔ谧h程中;12)與主席討論通過議程;13)將議程草案交付打印，也可能由你自己打印;14)校對打印搞;
15)駙帶上次會議的備忘錄，將文件和有關文章發(fā)送所有應出席會議人員。
八、制作備忘錄：
會議之前：
1、尋找如何做此事的習摜或指導;與主席核實一下是否有專用格式。 會議期間：
1、記錄資料、時間和會議地點;2、記錄出席會議人員，收到誰的“缺席致歉”;3、識別討論題目;有條件的話，使用議程為指導;
4、按照會議首先處理例行項目的慣例——宣讀上次會議的備忘錄并簽字，備忘錄提出的問題和達成的協(xié)議;
5、計劃基于簡要題目的記錄，這類標題可摘自主題，或討論、決策和擬定行動的摘要，包括時間和參與者;6、編排每項記錄的參考號;7、跟隨會議進程;8、及時澄清重點的和含糊不清的觀點;9、以摘記形式書寫，避免逐字地記錄，除非要求如此;10、使用簡短的句子和段落。
會議之后：
1、會后立刻清楚地起草備忘錄;2、與其他人核對——可能是與主席;3、在會議兩天內(nèi)采用清晰的格式打印;
4、仔細校對打印稿;5、將備忘錄發(fā)送給出席和原應出席會議的人員，以及任何需要知道情況的人;必要時發(fā)送修正稿;
6、仔細將備忘錄存檔——組織內(nèi)可能有備忘錄存檔規(guī)定，你應當了解和執(zhí)行;7、核查對行動的監(jiān)督和后續(xù)行動。
——避免做的事：
1、試圖主持會議和記時，指定別人記時;2、討論速度過快，使你不能準確記錄;3、在你對發(fā)言的轉(zhuǎn)譯中夾雜自己個人的偏見或觀點;4、備忘錄中插入太多人名;5、包括未解釋的縮寫和術語，潛在閱讀者對此不熟悉;6、拖延起草備忘錄——忘記發(fā)生了什么;7、過分受成員地位影響;僅因為是你的上司，不意味著你必須記錄他們說的每一個字;8、忘記確認下次會議的日期、時間和地點。
九、視聽會議的優(yōu)、缺點：
優(yōu)點：1、成本——租演播室召開一小時的電視會議、比從各地召集人們到一起開會要節(jié)省10倍甚至12倍。2、即時——在較短時間內(nèi)通知開會;
缺點：1、氣氛——失去大部分感覺別人身體語言等信息的能力;2、交往——沒有在會前和會后交談或更多談判的機會;3、連續(xù)性——實踐中，會議很呆板，因為每人不得不等候攝像機對準他們輪流發(fā)言。
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