伍方會議服務在一個會議召開的同時大概的做以下幾個服務。

一、會議的單項服務

1、會議策劃

提供各類會議會展設計與策劃。

2、酒店預定服務

以優(yōu)惠的價格為會議提供各等級酒店預定服務。

3、餐飲服務

提供餐飲、酒會、宴會、地方特色風味小吃等服務。

4、接送站服務

為會議代表提供機場、車站接送站服務。

5、票務服務

為會議代表代訂全國各地返程機車票。

6、會議秘書服務

協(xié)助主辦方選擇會場，負責會議簽到工作，提供禮儀、公關、文秘服務。

二、會議的具體服務

1、會前

（1）負責與會人員的注冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等。

（2）每次會議開始前，在進門處檢查與會人員證件。

（3）迎接嘉賓，引導代表等至指定席位。

（4）檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設備等是否均已符合要求。

（5）會議廳室內(nèi)的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。

（6）會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調(diào)、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。

2、會中

（1）會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關上。

（2）記錄會議的進行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容。

（3）對要求發(fā)言的代表進行登記，及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

（4）在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)，如稿件未到，可在主持人發(fā)言小結(jié)時分發(fā)，或在下次會議開始前分發(fā)。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復制后隨即退還。

（5）隨時準備提供必要的會議文件及有關資料，供討論時參閱

三、會議的服務流程

1、策劃

伍方會議服務作為專業(yè)的會議代理公司，我們提供會議企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等。

2、咨詢

在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察

如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設備細節(jié)等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定

這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務與責任，并簽署相關服務協(xié)議。

5、執(zhí)行

嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算

伍方會議服務工作人員會同客戶額財務人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

資料整理：小燴