我們伍方會(huì)議服務(wù)在接待這么會(huì)議的過程中，發(fā)現(xiàn)會(huì)場的選擇對會(huì)議的影響是很大的，所以，下一次安排會(huì)議舉辦場所時(shí)，不要只考慮會(huì)場使用費(fèi)用問題。在考慮會(huì)議參加人員組成、他們離會(huì)場的距離以及到會(huì)人數(shù)的同時(shí)，你還要向你可能使用的會(huì)場詢問下列問題：

會(huì)場是否合適
該會(huì)場是否符合公司的企業(yè)形象？
該會(huì)場能否幫助此次會(huì)議營造恰當(dāng)?shù)臍夥眨?br /> 該會(huì)場對會(huì)議受眾有沒有感染力？
會(huì)場工作人員能否給與會(huì)人員留下良好的印象？

會(huì)場地點(diǎn)
與會(huì)人員能否輕松方便地到達(dá)會(huì)場？
會(huì)場附近有沒有必要的公路、鐵路、航空交通路線？
會(huì)場地點(diǎn)是否適合舉辦其他的活動(dòng)、展覽或者短途旅行？
會(huì)場所在地是否安靜？如果需要的話，附近是否有住宿場所？安全狀況如何，等等。
會(huì)場使用時(shí)間是否合適
會(huì)場在會(huì)議期間是否可用？
諸如會(huì)議設(shè)備、住宿場所等相關(guān)設(shè)施在會(huì)議期間是否可用？
需要變更會(huì)議日期時(shí)，會(huì)場能否同意？

會(huì)場大小
會(huì)場座席數(shù)目是否合適？
會(huì)議室的大小能否給與會(huì)人員提供舒適的參會(huì)環(huán)境？
各會(huì)議室布局是否合理？能否讓參會(huì)人員都能毫不費(fèi)力地看到講話人員？
會(huì)場設(shè)置能否讓與會(huì)人員輕松方便地在會(huì)場里自由移動(dòng)？

會(huì)場設(shè)備
如果需要的話，會(huì)議室類型是否齊全？會(huì)場內(nèi)是否有禮堂？是否有供舉辦分會(huì)使用的小型會(huì)議室？
會(huì)場內(nèi)是否提供投影儀、電子書寫板、文具等等？
會(huì)場能否提供無線網(wǎng)絡(luò)接口？能否提供復(fù)印和傳真服務(wù)？需要的話，能否提供筆記本電腦或臺式機(jī)？
能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？
素食主義者、嚴(yán)格素食主義者和有特別飲食需要的人的飲食需求能否得到滿足？
會(huì)場能否提供足夠的停車位？
會(huì)議室通風(fēng)是否良好?有沒有安裝空調(diào)?
身體有缺陷的參會(huì)人員的特殊需要能否被滿足？
會(huì)場能否提供餐館或酒吧，供與會(huì)人員會(huì)后交流和娛樂之用?
有無運(yùn)動(dòng)或者休閑設(shè)施？比如，游泳池或者健身房。
如果需要的話，會(huì)場是否也能提供住宿設(shè)施？

會(huì)場使用費(fèi)用
會(huì)場中心的要價(jià)是否在會(huì)議預(yù)算范圍之內(nèi)？
會(huì)議中心采取什么收費(fèi)方式？比如，以每人每天二十四小時(shí)計(jì)價(jià)，或者以使用的房間數(shù)目為標(biāo)準(zhǔn)？
價(jià)格是否打折？
是否有降價(jià)空間？
該會(huì)場要求的包括額外服務(wù)費(fèi)用在內(nèi)的總費(fèi)用，與其他會(huì)場的報(bào)價(jià)或其他選擇相比是否更便宜？（例如，開會(huì)、用餐在一個(gè)地方，住宿安排到另外的地方是否會(huì)更便宜呢？）
有沒有任何隱形費(fèi)用？
        --要求何時(shí)付款？
        --是否需要預(yù)交部分費(fèi)用？如果需要，預(yù)交多少？提前多長時(shí)間？
        --該會(huì)議中心如何對待取消會(huì)議的情況？如果取消，會(huì)得到全額退款，還是部分退款？
        上述許多問題都可以在會(huì)議中心的網(wǎng)站上得到答案，也可以向中心索要報(bào)價(jià)單。如果你是首次使用該會(huì)議中心，你可以向其他曾經(jīng)使用過該會(huì)場舉辦會(huì)議的公司詢問他們使用時(shí)的相關(guān)情況。如果會(huì)議十分重要，你就有必要親自去會(huì)議中心考察一下，以得到關(guān)于會(huì)場布局等一手的情況，更重要的是要了解會(huì)議場所管理層和工作人員的態(tài)度。
        如果你想使會(huì)議取得圓滿成功，或者讓你選擇的會(huì)場給與會(huì)者帶來更好的而不是更壞的經(jīng)歷，一定要仔細(xì)選擇。

會(huì)議中心評價(jià)的特殊考慮因素
        除了“會(huì)議中心選擇注意事項(xiàng)”以外，你還要清楚地知道會(huì)議的性質(zhì)，有時(shí)它也會(huì)對會(huì)場選擇有特殊要求。
        例如，如果你想向重要客戶展示一件新產(chǎn)品并給他們留下深刻的視覺印象，這就需要將這次會(huì)議的性質(zhì)明白無誤地告知會(huì)議中心，在選擇會(huì)議中心的時(shí)候也要注意這一點(diǎn)。
        如果此次會(huì)議主要目的是建立團(tuán)隊(duì)意識，這就需要會(huì)議中心能夠滿足運(yùn)動(dòng)、娛樂、社交活動(dòng)以及建立團(tuán)隊(duì)意識所必需的設(shè)施。
        如果會(huì)議的參加者不是本公司的員工，這時(shí)就需要有一個(gè)接待區(qū)域，與會(huì)代表從而可以登記、領(lǐng)取名牌、傳單和會(huì)議議程。
        如果與會(huì)者是外賓的話，會(huì)議中心必須要能夠滿足這些外賓的要求，比如，飲食偏好，觀光以及旅游安排。
        “會(huì)議中心選擇注意事項(xiàng)一覽表”應(yīng)該將所有的特別考慮因素包括在內(nèi)，然后才能進(jìn)行會(huì)場考察。

社團(tuán)組織和公司會(huì)議策劃者在選擇設(shè)施或飯店時(shí)考慮的重要因素排序表
                                       
社團(tuán)組織會(huì)議策劃者
1. 會(huì)議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量
2. 可商議的食品、飲料和房價(jià)
3. 食品服務(wù)質(zhì)量
4. 休息室的數(shù)量、大小、質(zhì)量
5. 結(jié)賬程序的效率
6. 入店和離店程序的效率
7. 會(huì)議支持服務(wù)和設(shè)備
8. 派專人負(fù)責(zé)處理會(huì)務(wù)的各個(gè)方面
9. 展示空間
10. 是否有此方面經(jīng)驗(yàn)
11. 套間的數(shù)量、大小和質(zhì)量
12. 近處是否有購物場所、餐館及娛樂場所
13. 其他交通方式是否便利
14. 店內(nèi)休閑設(shè)施，如高爾夫、游泳池、網(wǎng)球
15. 機(jī)場距離
16. 特殊會(huì)議服務(wù)如提前登記、特殊設(shè)備等
17. 設(shè)施新

公司會(huì)議策劃者
1. 食品服務(wù)質(zhì)量
2. 會(huì)議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量
3. 可商議的食品、飲料和房價(jià)
4. 睡房的數(shù)量、大小、質(zhì)量
5. 會(huì)議支持和服務(wù)設(shè)備
6. 付款程序的效率
7. 入店和離店程序的效率
8. 有專人負(fù)責(zé)會(huì)議的所有層面
9. 設(shè)施和人員相關(guān)經(jīng)驗(yàn)
10. 店內(nèi)休閑設(shè)施，如高爾夫、游泳池、網(wǎng)球
11. 其他交通方式是否便利
12. 機(jī)場距離
13. 展示空間
14. 距離購物、飯店、店外休閑娛樂場所近
15. 特殊會(huì)議服務(wù)如提前登記、特殊設(shè)備等
16. 套間的數(shù)量、大小和質(zhì)量
17. 設(shè)施新

所以作為會(huì)議服務(wù)商-杭州伍方會(huì)議在會(huì)場選擇這塊做了充足的工作，主要就是為了讓我們的客戶能夠快速、準(zhǔn)確、性價(jià)比高的找到最適合的會(huì)場，進(jìn)而讓整個(gè)會(huì)議的效果得到最大的提升。